仕事で連携が必要な相手と、もっとスムーズにコミュニケーションを取れたら…。そんな悩みを抱えたことはありませんか？
ビジネスチャットツールを活用することで、業務効率は格段に向上します。チーム内だけでなく、外部の方々とも簡単に情報共有ができるようになります。
管理者設定やプランごとの違いについても詳しく説明しますので、安心して読み進めてください。*画像はイメージです。
記事の主なポイント
- 外部の方々を招待する基本的な手順
- 業務効率化につながる活用メリット
- モバイル版とブラウザ版の操作手順
- 招待前に必要な管理者設定の確認
- 実際の業務での効果的な活用例
- プランごとの制限事項の理解
- 安全な情報共有のためのポイント
LINE WORKS 外部ユーザー招待の基本を知ろう
外部ユーザー連携とは何か
外部連携機能とは、異なる組織の方々とトークでつながることができる仕組みです。通常のLINEアプリユーザーや他社の利用者ともコミュニケーションが取れます。
この機能を使うことで、業務連絡や情報共有が格段に効率化されます。プロジェクトの進捗報告や打ち合わせ調整など、さまざまな場面で活用できます。
プロフィール情報（写真、名前、会社情報）が相手に表示されるため、信頼性の高いコミュニケーションが実現します。
事前に必要な管理者設定
外部とのトークを開始する前に、管理者による設定確認が必要です。組織の設定画面から「外部トークの許可」を有効にしてください。
すべてのプランでこの機能を利用できますので、安心してご利用いただけます。設定は簡単で、数分で完了します。
適切な設定を行うことで、安全かつ効果的な情報共有が可能になります。次のセクションでは、具体的な招待方法について詳しく説明します。
外部ユーザー招待の準備と必要条件
スムーズな招待を行うためには、事前の準備が大切です。プランの種類や相手側の設定状態によって、利用可能な機能が変わります。
プランごとの利用可能範囲
すべてのプランで外部との連携が可能です。ただし、機能に若干の違いがあります。
無料プランでは基本機能を利用できます。有料プランにアップグレードすると、より高度な連携が可能になります。
| プラン種類 | 招待可能人数 | 利用可能機能 |
|---|---|---|
| 無料プラン | 最大50人 | 基本トーク、ファイル共有 |
| スタンダード | 最大200人 | 高度な管理機能、グループ作成 |
| プレミアム | 無制限 | 全機能、優先サポート |
相手側に必要な設定
招待を成功させるには、相手側の設定も重要です。以下の条件を満たしていることを確認してください。
- 外部連携が許可されていること
- 携帯番号検索が有効になっていること
- プロフィール情報が公開設定であること
これらの設定が整っていない場合、招待ができないことがあります。事前に相手に確認することをおすすめします。
設定方法は簡単です。相手側の設定画面から「外部との連携」をオンにしてください。数分で完了します。
条件が整わない場合の対処法として、まずは基本設定を確認しましょう。ほとんどの場合、設定の見直しで解決できます。
モバイル版で外部ユーザーを招待する方法
アドレス帳からの追加手順
まずはアドレス帳機能を活用する方法から説明します。この方法が最も基本的で確実です。
手順は次のようになります：
- アプリのメイン画面で［連絡先］をタップします
- 右上の［＋］アイコンを選択してください
- ［顧客/取引先の情報を追加］をタップします
- 相手のIDまたは携帯番号を入力して検索します
- 該当する連絡先を選択して追加を完了します
この方法では、既に知っている相手を確実に招待できます。情報が正確であれば、すぐにトークが開始できます。
QRコードを活用した招待
QRコードを使う方法もとても便利です。直接会っている相手と素早く連携を取れます。
以下のような場面で特に効果的です：
- 打ち合わせ中の即時連絡先交換
- イベントでの新規顧客獲得
- 社内研修での参加者登録
操作手順は簡単です：
| 状況 | 操作方法 | メリット |
|---|---|---|
| 相手のQRコードがある場合 | スキャン機能で読み取ります | 即時に連絡先が登録されます |
| IDが分からない場合 | 自分のQRコードを共有します | 相手側から追加を要請できます |
| 複数人同時に招待 | グループQRコードを生成 | 一度に多くの人を招待できます |
QRコード方式は時間の節約になります。面倒な入力作業が不要で、ミスも防げます。
設定の確認を忘れずに行いましょう。双方で外部連携が有効になっている必要があります。
これらの方法を組み合わせることで、様々な場面に対応できます。状況に応じて最適な方法を選択してください。
ブラウザ版で外部ユーザーを招待する方法
パソコンからも簡単に招待作業ができ ます。大きな画面で操作できるので、複数の相手を同時に登録する場合にも便利です。
PCからの詳細な操作手順
ブラウザ版では次の手順で招待し ます：
- 左メニューの［連絡先］をクリックし てください
- 右上の［新規作成］ボタンを選択します
- ［外部ユーザー］オプションをクリックします
- 相手のIDまたは携帯番号を入力欄に入力します
- 検索結果から該当する方を選択して追加完了です
この方法なら、確実にトーク 連携ができます。入力情報が正確であれば、すぐにの トークが始められます。
メール招待の活用方法
IDが分からない場合 は、メールで招待する方法がおすすめです。［メールで招待する］ボタンをクリックし て簡単に送信でき ます。
メール招待の大きなメリットは：
- 相手のIDを知らなくても招待できる
- 招待メールが自動で作成される
- 複数の相手に一度に送信できる
送信されたメールには専用のリンクが含まれています。相手がそのリンクをクリックすると、自動的にトークが開始されます。
「メール招待機能は、特に新しい取引先との連絡先交換に最適です。面倒な情報確認が不要になり、時間の節約になります」
この機能をの 活用することで、業務の効率化がさらに進みます。パソコン操作が苦手な方で も、迷わず操作できるように設計されています。
どの方法を選んでも、安全な情報 の共有が可能です。状況に合わせて最適な方法を選んでください。
招待した外部ユーザーの確認方法
モバイルでの確認手順
スマートフォンでは次の手順で確認 し ます：
- アプリを開いて［連絡先］をタップし てください
- 画面下部の［外部］タブを選択します
- 追加したすべての連絡先が一覧表示されます
- 各ユーザーには専用アイコンが表示されています
- プロフィールをタップすると詳細情報を確認できます
外部連携の相手には特別なマークが付きます。これで通常の連絡先と簡単に見分けが できます。
ブラウザでの確認手順
パソコンからも同様に確認 し ます：
- 左メニューの［連絡先］をクリックし てください
- ［外部］カテゴリを選択します
- 登録済みのすべての連絡先が表示されます
- 各エントリには視覚識別アイコンが付いています
- クリックすると詳細情報とトーク履歴を確認できます
ブラウザ版では大きな画面で一覧管理が できます。複数のトーク連携を同時に確認する場合に便利です。
これらの確認方法を活用すれば、追加した相手を簡単に管理でき ます。視覚的な識別アイコンが、効率的な情報 の管理をサポートします。
外部ユーザー情報の編集と管理
連絡先情報を正確に管理することは、効果的なコミュニケーションの基盤となります。追加した相手の情報を適切に維持することで、スムーズな業務連携が実現します。
連絡先情報の修正方法
モバイルアプリで情報を編集する場合、簡単な手順ででき ます。まずは連絡先リストから該当する相手を選択し てください。
具体的な操作手順は次の通りです：
- アプリの［連絡先］画面を開きます
- 編集したい相手のプロフィールをタップし ます
- 右上の［修正］ボタンを選択し てください
- 変更したい情報を入力します
- 最後に［保存］をタップして完了です
ブラウザ版でも同様に編集が できます。大きな画面で詳細な情報確認が でき、複数の項目を一度に修正でき ます。
編集可能な項目と制限事項
自由に編集できる 項目と、制限がある項目を理解しておきましょう。これにより、効率的な情報管理が できます。
| 編集可能な項目 | 制限事項 | 備考 |
|---|---|---|
| 名前 | ニックネーム | 相手側の情報と同期されます |
| 電話番号 | 会社情報 | 組織データと連動しています |
| メールアドレス | プロフィール画像 | 相手側で設定されたものが表示されます |
| 備考欄 | 所属部署 | 外部連携の基本情報として固定 |
ニックネームと会社情報が編集できない理由は、情報 の整合性を保つためです。双方で同じ情報が表示されることで、信頼性の高いコミュニケーションが実現します。
これらの制限は、ビジネスツールとしての一貫性を維持するために設けられています。正確な情報 の共有が、プロフェッショナルな関係構築をサポートします。
編集作業はどちらの方法でも簡単に できます。定期的な情報更新を心がけることで、より効果的なトーク 連携が可能になります。
外部ユーザー連絡先の削除と復元
ビジネスチャットの連絡先管理は、効率的なコミュニケーションに欠かせません。時には不要な連絡先を整理する必要があります。
削除の手順と注意点
モバイルアプリでの削除手順は簡単です。まず連絡先リストを開いてください。
該当する相手のプロフィールを選択します。右上のメニューから［削除］をタップしてください。
確認メッセージが表示されますので、［はい］を選択して完了です。
ブラウザ版でも同様の操作ができます。連絡先画面で対象を選択し、［削除］ボタンをクリックします。
「削除前に必ず確認しましょう。一度削除するとトークができなくなります。ただし、ゴミ箱から復元可能です」
重要な注意点があります。自分が登録した連絡先のみ削除できます。相手側から追加された場合は削除できません。
この仕組みは、相互尊重の精神に基づいています。双方の同意がビジネスコミュニケーションの基本です。
ゴミ箱からの復元方法
誤って削除してしまっても大丈夫です。ゴミ箱機能から簡単に復元できます。
モバイルアプリでの復元手順：
- ［設定］メニューを開きます
- ［顧客/取引先のゴミ箱］を選択してください
- 復元したい連絡先を選択します
- ［復元］ボタンをタップして完了です
ブラウザ版では左メニューの［ゴミ箱］からアクセスできます。必要な連絡先を選択して［復元］をクリックします。
復元後はすぐにトークが再開できます。これまでの会話履歴もそのまま残ります。
データ損失のリスクを軽減するために、定期的なバックアップをおすすめします。安全な情報管理が円滑な業務を支えます。
外部トーク連携の活用シーンとメリット
実際のビジネスシーンで外部連携を活用することで、驚くほど効率的なコミュニケーションが実現します。ここでは特に効果的な3つの活用例をご紹介します。
顧客とのリレーション強化
顧客対応では迅速なレスポンスが重要です。外部トークを活用することで、反応率が最大90%向上したというデータがあります。
既読確認機能で情報の到達を確認できます。これにより、重要な連絡が確実に伝わります。
プロフィール情報が表示されるため、信頼関係の構築にも効果的です。顔の見えるコミュニケーションで、顧客満足度が向上します。
業務連絡の効率化
取引先とのファイル共有が格段に楽になります。PDFや画像など、さまざまな形式のファイルを簡単に送信できます。
グループ機能を活用すれば、複数の関係者と同時に情報共有が可能です。会議の調整や進捗報告がスムーズになります。
「取引先とのファイル交換がメールからチャットに変わったことで、業務時間が30%短縮されました」
既読確認機能で、誰が情報を確認したか一目でわかります。フォローアップの必要性が明確になり、業務の抜け漏れを防げます。
採用活動での活用方法
内定者とのコミュニケーションに最適です。すぐに質問に答えられるため、内定辞退防止に効果的です。
採用プロセスの説明や書類の提出依頼を、スピーディーに行えます。内定者の不安を解消し、入社意欲を高められます。
グループトークで複数の内定者と同時に連絡することも可能です。説明会の案内や質問対応を一括で行えます。
これらの活用方法を実践することで、ビジネスの成果を大きく向上させられます。ぜひ今日から試してみてください。
結論
ビジネスコミュニケーションをよりスムーズにするトーク連携の方法をご紹介し まし た。モバイルとブラウザの両方から簡単に操作でき ます。
適切な設定を 確認すれば、安全な情報共有が可能になります。取引先との連携が格段に効率化されます。
ぜひこれらの方法を 活用して、日々の業務をより快適に し てください。あなたのビジネス成長を応援しています！
