毎日同じような業務連絡や報告に時間を取られていませんか?「また同じ内容を入力するのか…」という気持ちになったことはありませんか?
このガイドでは、誰でも簡単に始められる方法をご紹介します。ファイルの確認から実践まで、段階的に学んでいきましょう。*画像はイメージです。
記事の主なポイント
- 定型業務を自動化する方法がわかります
- モバイルとブラウザの両方での設定手順
- 既存のファイルをカスタマイズするコツ
- 高度な機能を活用するテクニック
- 日々の業務を効率化する実践的な方法
ライン ワークス テンプレートの基本とメリット
ビジネスコミュニケーションをスマートにしたいと考えたことはありませんか?定型業務の入力作業に毎回時間をかけているなら、この機能はあなたの強い味方になります。
テンプレート機能とは何か?
2019年12月のメジャーアップデートで登場したこの機能は、ビジネスで頻繁に使用するメモや報告を定型フォーマットで簡単に入力できるようにします。
選択するだけで、あらかじめ設定された項目が表示されます。あとは各フォームに必要な情報を記入するだけです。
時間の節約と入力ミスの防止という二つの大きなメリットをもたらします。
業務効率化におけるテンプレートの重要性
例えば電話応対時の「入電メモ」を考えてみましょう。従来は毎回ゼロから内容を入力していました。
しかしテンプレートを使用すれば、必要な項目が自動的に表示されます。名前、連絡先、用件、対応内容など、漏れなく記録できます。
これにより、「あの顧客の電話番号を聞き忘れた」といったミスを防げます。情報の統一性も保たれ、チーム全体の業務品質が向上します。
初期設定で利用可能な8種類のテンプレート
すぐに使い始められる8つの標準テンプレートが用意されています。それぞれの目的に合わせて最適なものを選べます。
テンプレート名 | 主な用途 | 標準項目例 |
---|---|---|
お客さまからのご意見 | 顧客フィードバック記録 | 氏名、連絡先、意見内容、対応状況 |
入電メモ | 電話対応記録 | 発信者名、電話番号、用件、緊急度 |
在庫確認記録 | 在庫管理 | 商品名、現在庫数、発注必要数 |
売り上げ報告 | 営業成績報告 | 日付、担当者、売上額、顧客名 |
業務/作業依頼 | タスク分配 | 依頼内容、期限、優先度、担当者 |
業務日報 | 日次業務報告 | 実施業務、成果、課題、翌日予定 |
業務週報 | 週次進捗報告 | 今週の実績、来週の計画、課題 |
議事録 | 会議内容記録 | 日時、出席者、議題、決定事項 |
これらの標準テンプレートを使うことで、フォーマットの統一が図れます。入力漏れを防ぎ、情報の質を一定に保つのに役立ちます。
ある企業では導入後、報告書作成時間が平均40%短縮されたという事例もあります。時間節約効果は非常に大きいと言えるでしょう。
テンプレートの3つの種類と特徴
全社共用テンプレート:全メンバーが利用可能
全社共用テンプレートは、組織全体で統一されたフォーマットを使用したい場合に最適です。
すべてのメンバーが同じ形式で情報を共有できるため、業務の標準化が図れます。報告書や連絡事項の形式が統一されることで、情報の質が一定に保たれます。
主なメリット:
- 社内全体での情報統一が可能
- 新人教育の効率化
- 部門間の連携がスムーズに
組織/グループテンプレート:特定メンバーのみ利用可能
特定のチームや部門に特化したテンプレートが必要な場合、このタイプが適しています。
編集許可設定をONにすると、組織内のすべてのメンバーがテンプレートを編集できます。共同作業がしやすい環境が整います。
例えば営業チーム専用の顧客管理フォーマットや、開発部門特有の進捗報告書など、専門性の高い業務に最適です。
マイテンプレート:自分だけが利用可能
個人の業務習慣に合わせたカスタマイズが可能なテンプレートです。自分だけの使いやすい形式を作成できます。
日々の業務で頻繁に使用するフォーマットを保存しておけば、毎回の入力作業が大幅に短縮されます。
3種類のテンプレートを組み合わせることで、組織全体の業務効率を最大化できます。全社標準のフォーマットを基盤に、部門ごと、個人ごとのカスタマイズを重ねていくのが効果的です。
大規模組織では、権限管理を適切に行うことが重要です。情報のセキュリティを保ちながら、必要なメンバーが必要なテンプレートを利用できる環境を整えましょう。
モバイル版でテンプレートを作成する方法
全社共用テンプレートの作成手順
最初に[全社共用]をタップします。画面上部のプラスアイコンを選択してください。
項目を自由に追加しながら内容を構成します。名前や日付など、よく使う要素を入れましょう。
最後に[完了]を押せば、全メンバーが使える状態になります。確認画面で内容をチェックするのがおすすめです。
組織/グループテンプレートの設定方法
[組織/グループ]を選んだら、作成先を指定します。該当するグループ名をタップして[OK]を押しましょう。
編集許可をONにすると、メンバー全員が変更できます。共同作業が多いチームに最適です。
項目の追加や削除はドラッグで簡単に調整可能です。直感的な操作で仕上がります。
マイテンプレートの簡単作成ステップ
[マイテンプレ]を選択すると、個人用の設定が始まります。日常業務でよく使う形式を保存できます。
自由に項目を追加して、自分だけのフォーマットを作りましょう。外出先での急な対応も安心です。
[完了]前に全体の流れを確認してください。誤字脱字がないかチェックするのがポイントです。
操作項目 | タップ位置 | 確認ポイント |
---|---|---|
テンプレート選択 | 画面上部アイコン | 種類の区別を確認 |
項目追加 | プラスボタン | 必須項目の漏れ防止 |
グループ指定 | 組織名選択 | 権限範囲の確認 |
完了処理 | 右下ボタン | 内容の最終確認 |
モバイル版ならではの利点は、すぐに修正できることです。気づいた点はその場で直せます。
タップ操作は軽く触れるだけでOKです。強く押しすぎないように注意しましょう。
画面の見やすさも考慮されています。字体や大きさが最適化されているのでストレスなく作業できます。
ブラウザ版でテンプレートを作成する方法
PCからアクセスする全社共用テンプレート作成
まずトーク、メモ、掲示板のいずれかからテンプレート一覧画面を開きます。[全社共用]をクリックして新規作成を始めましょう。
画面上部のアイコンをクリックすると、項目追加画面が表示されます。ここで自由に内容を構成できます。
必須項目やよく使うフォーマットを先に設定しておくと便利です。全体の流れを確認しながら進められます。
組織/グループテンプレートのブラウザでの設定
[組織/グループ]を選択したら、作成先を指定します。該当するグループ名をクリックして[OK]を押しましょう。
編集許可をONにすると、メンバー全員が変更可能になります。共同作業が多いチームに最適な設定です。
マウスで項目をドラッグ&ドロップすれば、簡単に順序を調整できます。直感的な操作で仕上がります。
マイテンプレートのブラウザからの管理
[マイテンプレ]を選ぶと、個人用の設定が始まります。日常業務でよく使う形式を保存しておけます。
ブラウザ版では大量のテンプレートを一覧管理できるのが強みです。必要な時に素早く選択できます。
定期的に見直して、使わないものは整理しましょう。常に最新の状態を保てます。
操作項目 | クリック位置 | 確認ポイント |
---|---|---|
テンプレート選択 | 画面上部アイコン | 種類の区別を確認 |
項目追加 | プラスボタン | 必須項目の漏れ防止 |
グループ指定 | 組織名選択 | 権限範囲の確認 |
完了処理 | 右下ボタン | 内容の最終確認 |
ブラウザ版とモバイル版の比較
- ブラウザ版:大量管理や詳細設定に適している
- モバイル版:すぐに修正できる手軽さが魅力
- 操作感:マウスとタッチの違いを考慮する
[完了]ボタンをクリックする前には、必ず全体を確認してください。よくあるミスを防ぐポイントをご紹介します。
- 項目名の誤字脱字がないかチェック
- 必須項目の抜け漏れを確認
- 権限設定が適切か再確認
- テスト入力で実際の使い心地を確認
これらの注意点を守れば、効果的なテンプレートが作成できます。業務の効率化に大きく貢献するでしょう。
テンプレートのカスタマイズと編集方法
既存テンプレートのコピーと修正
テンプレート名の横にあるアイコンをタップしましょう。「テンプレートをコピー」を選ぶと、編集画面が開きます。
元のフォーマットを残したまま、新しいバージョンを作成できます。これで安心して変更を加えられます。
名前を修正したら、すぐに使い始められます。業務の変化に合わせて柔軟に対応できます。
記述式項目の追加と設定
画面下の「テンプレートの校正を追加してください」から「記述式」をタップします。新しい項目が追加されます。
質問と説明を入力して「完了」を押しましょう。具体的な指示文があると、ユーザーが迷いません。
例えば「詳細な状況を記入してください」といった説明を加えると良いでしょう。入力の質が向上します。
選択式項目の作成と複数選択設定
「選択式」をタップすると、ボタンで選択肢を提示できます。タップするだけで入力が完了します。
「複数選択」をオンにすれば、いくつでも選べます。ユーザーの負担を大幅に軽減できます。
「その他」項目を使うと、選択肢にない場合も詳細を記載可能です。柔軟な対応が可能になります。
効果的な設計のポイント
- 質問文は簡潔で明確にすること
- 説明文で具体例を示すと理解が深まります
- 必須項目は最初に配置するのがおすすめ
- 定期的に見直して改善を続けましょう
これらの方法を組み合わせれば、あなたの業務に最適なフォーマットが完成します。効率化がさらに進むでしょう。
高度なテンプレート設定テクニック
項目の並べ替えと整理方法
「・・・」をタップし、「並べ替え」を選択します。動かしたい項目をドラッグして任意の位置に移動できます。
論理的な流れになるよう配置しましょう。よく使う項目は上部に、詳細情報は下部に配置するのがおすすめです。
この機能を使えば、ユーザーが入力しやすい順序にカスタマイズできます。業務の流れに沿った設計が重要です。
編集権限の設定と管理
組織内での適切な権限管理がセキュリティ確保に繋がります。必要に応じてアクセス制限を設定しましょう。
重要なファイルは限られたメンバーのみが編集できるようにします。これによりデータの整合性が保たれます。
定期的に権限の確認を行いましょう。異動や退職があった際は特に注意が必要です。
OCRテンプレートの基本設定(代表サンプル登録)
まず「テンプレート作成」をクリックします。テンプレート名を設定し、サービスモデルを選択後「確認」を押します。
矢印のアイコンをクリックするか、ファイルをドラッグ&ドロップしてサンプル画像を登録します。
代表サンプル画像は10-1960px以内、150dpi以上、20MB以下が推奨です。未記入の現行画像を使用しましょう。
ファイル形式について
- JPEG:写真向けの圧縮形式
- PNG:透過処理が必要な場合
- PDF:書類の原本をそのまま使用
- TIFF:高解像度が求められる場合
代表サンプル名を入力し「確認」をクリックします。書類の見出しをボックスで囲い、✓マークをクリックしましょう。
フィールド、マルチボックス、チェックボックスの3種類から適切なものを選択します。
フィールド名を入力後「保存」を押せば完了です。キーボードの矢印キーで精密な位置調整が可能です。
大量のフィールドを設定する際は複製機能を活用しましょう。時間の節約に繋がります。
これらの高度な設定を駆使すれば、よりスマートな業務効率化が実現できます。ぜひ挑戦してみてください。
結論:効果的なテンプレート活用で業務を効率化
定型業務の自動化は、時間節約だけでなく品質向上にも繋がります。このガイドで学んだ基本から高度な設定まで、あなたの業務改善に活かせます。
モバイルとブラウザの両方で操作できる柔軟性は大きな強みです。外出先でもオフィスでも、同じ品質の情報管理が可能になります。
定期的な見直しでさらに効果を高めましょう。業務の変化に合わせて項目を更新すれば、継続的な効率化が実現します。
まずは簡単なフォーマットから始めて、少しずつカスタマイズを加えるのがおすすめです。今日からでも始められる第一歩を踏み出しましょう。