「この日時は空いてますか？」とメールで送信して、返信を待つ。返ってきたのは「すみません、別の日程でお願いします」というメッセージ…。こんな往復の煩雑さ、あなたも経験したことがありますよね。
従来の方法では、単純な打ち合わせの設定でも、多くの時間と労力がかかってしまいます。メールやチャットでのやり取りは非効率で、ストレスの原因にもなります。
しかし、良いニュースがあります。今では、こうした課題を解決するスマートな方法が登場しています。特定のツールを使えば、面倒なやりとりを大幅に減らせます。
このガイドでは、あなたの業務を効率化し、貴重な時間を節約する実践的な方法をご紹介します。もう日程調整のストレスから解放されましょう。*画像はイメージです。
記事の主なポイント
- 従来の方法では時間がかかりすぎる
- 新しい機能で面倒なやりとりを削減できる
- 二つの主要な方法で柔軟に対応可能
- 実際の業務シーンで即活用できる
- 無料で簡単に使い始められる
- 時間の節約と業務効率化が実現する
LINE WORKSで日程調整が楽になる理由
従来の日程調整の課題点
従来の方法では、いくつかの大きな問題点がありました。
- カレンダーとチャットの往復が煩雑
- 予定確認のため、アプリを何度も切り替える必要がありました
- 再調整の手間が大きい
- 一度の調整で決まらず、何度もやり取りを繰り返すことが多かった
- 情報の別途送付が必要
- 会議の詳細を別途連帯する手間がかかりました
- 往復回数が多いほどミスが発生
- 複数回のやり取りの中で、情報の抜け漏れが起きやすかった
これらの課題は、実際の業務で次のような影響を与えます。
例えば、3人以上の打ち合わせを設定する場合。全員の空き時間を確認するだけで、かなりの時間がかかっていました。さらに日程が合わない場合、最初からやり直しです。
LINE WORKSが提供する2つの調整方法
このサービスでは、2つのスマートな解決策を提供しています。
日程調整アプリは、カレンダー連携によって動作します。画面を行き来する必要がなく、リンク共有で簡単に再調整可能です。
アンケート機能は、グループでの調整に最適です。自動集計によって時間を節約でき、多数の参加者でもスムーズに進行できます。
実際の業務シーンでは、次のように使い分けましょう。
1対1または少人数の調整には、日程調整アプリがおすすめです。カレンダー連携で確実に空き時間を確認できます。
大人数での調整やイベント計画には、アンケート機能が効果的です。全員の希望を一度に集計できます。
両機能を連携して使うことも可能です。状況に応じて最適な方法を選択することで、従来の手間を大幅に削減できます。
例えば、プロジェクトキックオフミーティング。まずアンケート機能で候補日を募集し、日程調整アプリで詳細時間を確定するといった使い方も効果的です。
これらの方法を使えば、面倒なやり取りから解放されます。貴重な時間をより重要な業務に集中できるようになるでしょう。
日程調整アプリで効率的に調整する方法
実際に使ってみると、この機能の便利さがよくわかります。最初の設定から最終確定まで、すべてがスムーズに進みます。
日程調整アプリの追加手順
まず管理者権限が必要です。管理画面から簡単に追加できます。
「アプリ」メニューを選択し、「日程調整（β版）」を追加します。現在は無料で利用可能です。
β版ですが、十分に実用的な機能が揃っています。日常業務で問題なく使用できます。
「たった2分で設定完了。これならすぐに使い始められます」
日程調整リンクの作成と共有
Botとのトークルームを作成します。「日程調整用リンクを作成」から設定します。
日時や場所などの基本情報を入力します。必要な項目だけを選択できます。
作成したリンクは、トークやメールで共有します。相手に簡単に伝えられます。
| 共有方法 | 特徴 | 所要時間 |
|---|---|---|
| トークで共有 | 即時通知で確実 | 約15秒 |
| メールで送信 | 正式な記録として残る | 約30秒 |
相手側の操作と確定までの流れ
受け取ったリンクをクリックします。都合の良い日時を選択できます。
参加者情報を入力して確定します。これだけで予定が登録されます。
自動的にカレンダーに登録されます。メールでも通知が届きます。
後から確認したい場合も簡単です。カレンダーアプリでいつでも確認できます。
よくある疑問として、権限について質問があります。参加者全員が同じ環境でなくても大丈夫です。
この方法を使えば、平均して従来の1/5の時間で完了します。3人以上の調整でも、わずか数分で終わります。
アンケート機能を使ったグループ日程調整
大人数の集まりを計画する時、誰もが一度は悩んだ経験があるでしょう。全員の希望を聞き取るのは、本当に大変な作業です。
テンプレートを活用した簡単アンケート作成
まずはトークルームの「＋」をタップします。「アンケート」→「他のアンケートを作成する」と進みましょう。
ここで「会食日程/メニューアンケート」テンプレートを選択します。すぐに使える形で準備されています。
日付の追加はカレンダーからまとめて選択可能です。複数の候補日を一度に設定できます。
不要な項目は簡単に削除できます。自由意見欄の追加も自由に設定可能です。
詳細設定で調整する回答条件
詳細設定では、さまざまな条件をカスタマイズできます。アンケート期間を設定すれば、回答締切を明確にできます。
匿名回答の設定も可能です。率直な意見を集めたい時に最適です。
結果公開の設定では、回答後に全員の結果を見られるようにできます。透明性の高い調整が実現します。
重複回答禁止機能で、一人で複数回答するのを防げます。修正許可設定では、誤った回答の修正を可能にします。
結果確認と集計の自動化
回答は自動的に集計されます。手作業での集計はもう必要ありません。
結果確認画面では、一目で傾向がわかります。グラフ表示で視覚的にも理解しやすいです。
途中経過も随時確認可能です。回答状況を把握しながら進行できます。
スマホアプリからも簡単に回答できます。外出先でもすぐに対応可能です。
実際の忘年会や歓送迎会で活用してみましょう。全員の希望日を一度に収集できます。
業務以外のイベント計画にも最適です。趣味の集まりや家族の予定調整にも使えます。
この機能を使えば、面倒な調整作業から解放されます。より楽しい計画に時間を使えるようになります。
結論
この便利な日程調整の方法を使えば、面倒なやり取りから解放されます。時間を大幅に節約でき、ストレスも軽減できます。
少人数の打ち合わせにはアプリが最適です。大人数の集まりには機能が効果的です。どちらもLINE WORKSのトークから簡単に始められます。
今すぐ管理者に連絡して追加しましょう。無料のβ版期間中に試すチャンスです。
質問があれば、いつでもサポートをご利用ください。あなたの業務がもっとスムーズになりますように！
